Oddział I

Kształtowania narodowego zasobu archiwalnego

Do zakresu działania Oddziału I kształtowania narodowego zasobu archiwalnego w szczególności należy:

• przeprowadzanie kontroli postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną;
• przeprowadzanie ekspertyz archiwalnych w zakresie:
  • ustalania jednostek organizacyjnych wytwarzających materiały archiwalne;
  • ustalania wartości archiwalnej dokumentacji;
  • postępowania z dokumentacją i jej oceny w związku z ustaniem działalności jednostek organizacyjnych;
  • nagłych działań dotyczących zabezpieczenia materiałów archiwalnych zagrożonych utratą lub zniszczeniem;
• opiniowanie projektów przepisów kancelaryjnych i archiwalnych, tj. instrukcji kancelaryjnych, jednolitych rzeczowych wykazów akt i instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego i ich zmian oraz prowadzenie spraw związanych z ich uzgadnianiem i określaniem;
• rozpatrywanie wniosków o wydawanie zgód na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej;
• prowadzenie ewidencji jednostek organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne;
• współdziałanie z podmiotami działającymi w sferze ewidencjonowanego niepaństwowego zasobu archiwalnego w zakresie:
  • rozpoznawania i ustalania podmiotów wytwarzających materiały archiwalne,
  • opiniowania projektów przepisów kancelaryjnych i archiwalnych i ich zmian,
  • realizacji umów o współpracy z wytwórcami niepaństwowego zasobu archiwalnego zawartych przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych,
  • przeprowadzania ekspertyz w zakresie oceny wartości archiwalnej dokumentacji,
  • przeprowadzania ekspertyz w zakresie postępowania z dokumentacją w związku
    z ustaniem działalności podmiotów,
  • przeprowadzania ekspertyz w zakresie zabezpieczania materiałów archiwalnych zagrożonych utratą lub zniszczeniem,
  • opiniowania wniosków dotyczących dokumentacji niearchiwalnej proponowanej do wybrakowania,
  • udzielania konsultacji dotyczących zarządzania dokumentacją;
• współpraca z podmiotami posiadającymi archiwa wyodrębnione w zakresie ustalania wartości archiwalnej dokumentacji i opiniowania wniosków dotyczących dokumentacji proponowanej do wybrakowania;
• przygotowywanie i opiniowanie projektów umów o użyczenie materiałów archiwalnych i projektów porozumień w sprawie pozostawienia materiałów archiwalnych;
• udział w powierzaniu materiałów archiwalnych;
• obsługa kwerend pracowniczych i udzielanie informacji o miejscu przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej, udostępnianie przechowywanej dokumentacji upoważnionym osobom i organom;
• prowadzenie konsultacji, instruktaży i doradztwa w zakresie postępowania
  z dokumentacją oraz prowadzenia archiwów zakładowych i składnic akt.

W strukturze Oddziału I kształtowania narodowego zasobu archiwalnego wyodrębnia się Sekcję archiwum Ministerstwa Skarbu Państwa. Do zakresu jej działania należy:

• prowadzenie prac w zakresie porządkowania i archiwalnego opracowywania zasobu archiwum Ministerstwa Skarbu Państwa, zgodnie z zasadami archiwistyki oraz obowiązującymi przepisami metodycznymi;
• przygotowywanie środków ewidencyjnych i pomocy archiwalnych;
• wydzielenie i przygotowanie do ekspertyzy, brakowania i przekwalifikowania przejętej dokumentacji niearchiwalnej;
• wyszukiwanie dokumentów, informacji i danych zawartych w materiałach archiwalnych;
• urzędowe potwierdzanie treści przechowywanych materiałów archiwalnych, w tym wydawanie uwierzytelnionych odpisów, wypisów i reprodukcji oraz wtórnych dokumentów opisowo prezentujących tę treść lub jej wyróżnione składniki;
• udostępnianie użytkownikom zewnętrznym materiałów archiwalnych;
• rozmieszczenie i zabezpieczenie materiałów archiwalnych;
• wypożyczanie materiałów archiwalnych do innych instytucji oraz prowadzenie ewidencji tych czynności.