Materiały archiwalne przechowywane w Archiwum Akt Nowych w Warszawie są wypożyczane do celów wystawienniczych zgodnie z zarządzeniem nr 15 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 31 października 2012 r. w sprawie wypożyczania materiałów archiwalnych do celów wystawienniczych.
Wniosek o wypożyczenie
– Składany co najmniej:
– 3 miesiące przed wystawą krajową
– 6 miesięcy przed wystawą zagraniczną
– 6 miesięcy przed wystawą krajową, jeśli materiały wymagają konserwacji
– 8 miesięcy przed wystawą zagraniczną jeśli materiały wymagają konserwacji
– Wniosek powinien zawierać:
– tytuł i temat wystawy
– miejsce i czas trwania ekspozycji
– dane Biorącego i osoby odpowiedzialnej
– wykaz materiałów archiwalnych
– deklarację akceptacji warunków ekspozycji i transportu
– wypełniony kwestionariusz dotyczący warunków ekspozycyjnych [Zobacz kwestionariusz]
Umowa wypożyczenia
– Materiały wypożyczane są na podstawie umowy i mogą być eksponowane wyłącznie w zakresie w niej ustalonym.
– Umowa jest przygotowywana przez Wypożyczającego.
– Umowa musi zostać podpisana co najmniej 14 dni przed transportem.
Czas ekspozycji
– 1 miesiąc, może być przedłużony o maksymalnie o 3 miesiące.
Koszty ponoszone przez Biorącego
– Wypożyczenie jest bezpłatne, ale Biorący pokrywa:
– koszty konserwacji i przygotowania do transportu np. opakowania
– koszt transportu z ewentualną ochroną
– koszt ubezpieczenia na czas transportu i ekspozycji
– koszty podróży służbowej kuriera-konserwatora
Transport i ubezpieczenie
– Transport organizuje Biorący (samochodowy lub lotniczy).
– Szczegółowe warunki określa załącznik nr 3 do Umowy.
– Biorący zobowiązany jest do ubezpieczenia materiałów na podstawie wyceny Wypożyczającego.
– Ubezpieczenie obejmuje cały okres wypożyczenia, w tym transport.
Przekazanie i zwrot materiałów
– Przekazanie następuje jak najbliżej otwarcia/zamknięcia wystawy.
– Obecność upoważnionych przedstawicieli obu stron jest wymagana.
– Sporządza się protokół zdawczo-odbiorczy.
– Biorący dostarcza pisemne upoważnienie do odbioru materiałów
– Dokumentacja stanu zachowania materiałów podpisywana jest przy wypożyczeniu.