Ewidencji i opracowania zasobu archiwalnego
Kierownik oddziału - Anna Braun-Gałązka
tel. 22 58 93 196
e-mail: anna.braun-galazka@aan.gov.pl
- Do zakresu działania Oddziału II ewidencji i opracowania zasobu archiwalnego w szczególności należy:
- przejmowanie do zasobu Archiwum materiałów archiwalnych wraz ze sporządzoną do nich ewidencją, w tym nabytych w drodze zakupu i darowizn, w porozumieniu
z Oddziałem I i Oddziałem VI; - prowadzenie ewidencji zasobu archiwalnego m.in.: księgi nabytków, księgi ubytków, księgi przesunięć międzyzespołowych, kartoteki zespołów i zbiorów;
- weryfikacja ewidencji pod względem poprawności formalnej, aktualności i wzajemnej spójności;
- prowadzenie teczek zespołów i zbiorów;
- gromadzenie pomocy ewidencyjno-informacyjnych w zakresie zasobu opracowanego
i nieopracowanego; - organizacja przechowywania i rozmieszczania zasobu w magazynach archiwalnych;
- rejestracja ruchu osób w magazynach archiwalnych;
- prowadzenie inwentarza topograficznego;
- bieżąca realizacja wypożyczeń i zwrotów materiałów archiwalnych;
- stały nadzór nad stanem zasobu m.in. poprzez prowadzenie skontrum zasobu archiwalnego;
- przygotowywanie spisów roboczych dla zespołów bez ewidencji;
- wydawanie uwierzytelnionych odpisów, wypisów i reprodukcji z przechowywanych materiałów archiwalnych;
- wypożyczanie materiałów archiwalnych do innych archiwów oraz prowadzenie ewidencji tych czynności.
- W strukturze oddziału II ewidencji i opracowania zasobu wyodrębnia się Sekcję opracowania zasobu archiwalnego. Do zakresu jej działania w szczególności należy:
- prowadzenie prac w zakresie porządkowania i opracowywania materiałów archiwalnych, zgodnie z zasadami archiwistyki oraz obowiązującymi przepisami metodycznymi;
- sporządzanie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych oraz pomocy archiwalnych wyższego rzędu;
- przedkładanie Regionalnej Komisji Metodycznej Archiwum Państwowego w Warszawie, Archiwum Akt Nowych, Archiwum Głównego Akt Dawnych, Archiwum Państwowego
w Siedlcach i Narodowego Archiwum Cyfrowego do opiniowania propozycji metod opracowania materiałów archiwalnych oraz opracowanych zespołów (zbiorów) archiwalnych wraz ze sporządzonymi do nich pomocami ewidencyjno-informacyjnymi; - zgłaszanie projektów i inicjowanie prac badawczych w zakresie archiwistyki, historii
i nauk pokrewnych; - przygotowywanie opinii i ekspertyz w zakresie postępowania z materiałami archiwalnymi oraz metod ich opracowania;
- W strukturze oddziału II ewidencji i opracowania zasobu wyodrębnia się Sekcję ikonografii. Do zakresu jej działania w szczególności należy:
- prowadzenie prac w zakresie ewidencjonowania i opracowania materiałów archiwalnych ikonograficznych takich jak: fotografie, plakaty, rysunki, gwasze, ryciny, albumy, karty pocztowe, zgodnie z zasadami archiwistyki oraz obowiązującymi przepisami metodycznymi;
- prowadzenie bazy materiałów ikonograficznych z zasobu Archiwum;
- wybór materiałów wizualnych do publikacji i promocji;
- zabezpieczanie materiałów ikonograficznych pod nadzorem komórki organizacyjnej właściwej w tym zakresie;
- współpraca i utrzymywanie kontaktów z instytucjami gromadzącymi materiały ikonograficzne, w zakresie wymiany doświadczeń metodycznych w celu podniesienia jakości ich opisu.