Aby zamówić skany dokumentów archiwalnych w Archiwum Akt Nowych należy:
- dokonać rejestracji w siedzibie Archiwum w Pracowni Naukowej (zgłoszenie użytkownika zasobu archiwalnego),
- wyszukać potrzebne dokumenty,
- złożyć zamówienie na wykonanie scanów w Pracowni Naukowej,
- przyjechać do siedziby Archiwum po odbiór skanów w kasie (I piętro, pok. 107). Przed odbiorem dokonuje się opłaty w kasie (można zapłacić przelewem).
W przypadku zamówienia skanów kopie otrzymuje się na płycie, powyżej 700 MB na płycie DVD, przy mniejszych zamówieniach CD. Skan wykonany w rozdzielczości 72 dpi jest wyraźnie czytelny na ekranie monitora, nie nadaje się natomiast do publikacji. Na formularzu zamówienia należy zaznaczyć czy skan chce się otrzymać także w formie wydruku (za dodatkową opłatą).
Przy skanach zamawianych dla potrzeb publikacji (o rozdzielczości 300 dpi) obok opłaty za usługę zamawiający powinien uzyskać zgodę Archiwum na publikację dokumentu. O zgodę należy wystąpić na piśmie do dyrektora AAN, podając tytuł publikacji i nakład. Zgoda udzielana jest na jednokrotną publikację dokumentu i objęta jest opłatą podaną w cenniku
Pracownikom naukowym, badaczom przygotowującym publikacje, pracownikom archiwów państwowych oraz studentom przysługuje zniżka w wysokości 60% za 100 stron kopiowanych dokumentów (skanów lub kserokopii) w obrębie roku kalendarzowego, zamówienia powyżej tego limitu realizowane są wg stawek podstawowych. Urzędom państwowym przysługuje 100% zniżki na 10 stron kopiowanych dokumentów w związku z daną sprawą.
Archiwum może odmówić skanowania archiwaliów ze względu na ich stan zachowania oraz zastrzeżenia konserwatorskie.
W cenniku zamieszczone są szczegóły dotyczące opłat za usługę skanowania.
Z dniem 1 stycznia 2010 r. wszedł w życie nowy cennik usług archiwalnych świadczonych przez Archiwum Akt Nowych.
